Tener un registro ordenado de clientes es una necesidad tan elemental que parece mentira que sea un problema que la mayoría de las empresas no tiene resuelto. Ni hablar, entonces, de potenciales clientes, proveedores, etc.
Una buena base de datos debe incluir no sólo los datos biográficos y profesionales del cliente sino detalles más personales.
Esta grave falencia se convierte directamente en un crimen con la llegada de Internet. ¿Por qué? Porque Internet nos brinda la posibilidad de mantenernos en contacto con todos ellos a un costo relativamente muy bajo, en comparación con los métodos tradicionales como las llamadas telefónicas y el envío de correspondencia postal. Por supuesto, ante el costo de los métodos tradicionales, la mayoría de las empresas se decide por no hacer nada.
La base de tu negocio
Puedes elaborarla tú mismo, comprarla o alquilarla. Pero en todos los casos una buena base de datos es clave para dar un fuerte impulso comercial a tu negocio. De cómo la planifiques y pongas en práctica dependerá la buena marcha de tu empresa. Si no la gestionas bien, el día de día de tu organización puede ser un caos.
"Una empresa puede fracasar por mil razones pero nunca por ignorancia”. Esta es una de las frases que Gabriel Olamendi repite hasta la saciedad a los alumnos que asisten a sus clases de márketing. “No entiendo cómo hay comerciantes que no conocen a sus clientes. Son esos que te dicen: ‘no hace falta, lo llevo todo en la cabeza’. Y no se dan cuenta de que esto es un grave error”. Pedro Álvarez, responsable de Consultoría de Business Intelligence en la firma Arvato Services, explica que esa es, precisamente, la misión de la base de datos: “Es como la memoria de tu organización en cuanto a lo que se debe conocer de los clientes para la mejor gestión posible”.
Otro profesor de márketing, Rafael Muñiz, director de la consultora RMG, define el objetivo primordial de la base de datos como “el ejercicio de una gestión profesional de la cartera de clientes. Es la mejor herramienta para llegar a ellos conforme a sus perfiles”. No obstante, reconoce que “esta continúa siendo la gran asignatura pendiente de las empresas”.
Supongamos que deseamos comenzar a hacer algo para revertir esta situación y que nos apoyaremos en Internet para hacerlo.
No se trata solamente de ordenar a los clientes en un listado y enviarles agresivas ofertas de venta que, a menos que el usuario lo haya solicitado expresamente, no hacen otra cosa que generar disgusto y cansancio en los usuarios, sino que se trata de generar una relación duradera entre la persona y la organización. Vender es un proceso de seducción, de atención y de cuidado.
Se trata, en cambio, de organizar la información para que nos ayude a conocer a los clientes, para saludarlos el día de su cumpleaños, enviarles oportunidades de acuerdo a sus gustos y tener atenciones que nos permitan asegurarnos que, cuando el usuario tenga la necesidad de nuestro producto o conozca a alguien que la tenga, nos tenga primeros en su lista mental.
Poniendo manos a la obra, deberemos definir:
• Cuál es el objetivo de esta decisión y cómo se alinea con los objetivos de la organización.
• A quién vamos a comunicar: clientes, potenciales, clientes, proveedores, etc.
• Qué vamos a comunicar y de qué modo.
• Cómo va a ser el proceso completo.
• Cómo vamos a obtener los datos. En particular, los emails.
• Cómo vamos a medir.
• Cuándo y cómo vamos a evaluar los resultados.
¿Qué es una BASE DE DATOS?
Técnicamente es un conjunto de datos ordenados con cierto criterio y relacionados entre sí.
Claves de planificación
Algunas claves para crear y gestionar una buena base de datos son:
Volumen de datos: acumular en la base de datos poca información puede ser tan perjudicial como en el caso contrario, acumular demasiada información que no resulte importante ni beneficiosa para la Pyme, esto puede dificultar el rendimiento, costo o tiempos. En ambos casos, el error de arranque habría sido el mismo: no preguntarse “base de datos: ¿para qué la uso?”. Esta es la pregunta fundamental que debería hacerse cualquier empresario antes incluso de confeccionar su base.
Una base unificada: Para disponer de un control efectivo de la base habrá que integrar todos los datos disponibles en una misma ubicación. Muchas empresas reparten la información en soportes diferentes: programas informáticos como Excel, Access, el correo electrónico, agendas .Dicho escenario imposibilita una visión clara y compacta de nuestros clientes.
La tendencia actual es centralizar toda esta información en una base unificada. La base ha de conservar la flexibilidad suficiente como para modificar el modelo y enriquecerla con la incorporación de más información procedente de diversas fuentes.
Cómo conseguirla
Existen dos vías para obtener una base de datos. La primera es interna, la que elabora la empresa, y la segunda es externa, es decir comprarla a un Banco de bases.
Base interna: es la que se crea con los propios datos generados en la empresa.
Base externa: Existen organismos públicos como las Cámaras de Pymes o de Comercio que facilitan listados de empresas ya elaborados. Hay directorios impresos, anuarios, páginas amarillas, asociaciones profesionales, publicaciones sectoriales. Tambien es posible comprar una base de datos, o partir de una base comprada, en este caso el costo es mínimo comparado con el tiempo que requiere realizarla. Es fundamental, también, interesarse por la fuente de información para valorar si es fiable, para esto debemos averiguar cómo se obtuvieron los datos y cuándo.
CONCLUSION:
Mas alla de que se trate de una populosa PYME o un pequeño Emprendimiento, tener una base de datos de clientes, es fundamental a la hora de gestionar nuestro negocio. Ya sea un diseño a medida realizado por un programador o una simple planilla de cálculo en una computadora personal, conocer el historial de nuestros clientes nos da la posibilidad de crecimiento que todos buscamos.
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