Gestión de Cobros: QUE HACER CUANDO NOS DEBEN

Como Cobrar Facturas Vencidas

La Gestión de cobros es una tarea delicada pero impostergable. ¿Cansada de oír: "Ya le enviamos el cheque por correo"? Aunque posiblemente tengas sólo una o dos cuentas problemáticas, la molestia y el trabajo de gestionar la cobranza pueden que te hagan preguntarse por qué te metiste en este negocio en primer lugar. Pero tienes que saber esto: Simplemente algunas personas se niegan a pagar sus facturas.

Estos clientes que exigen productos de calidad entregados puntualmente, pero desaparecen en cuanto reciben la factura, pueden comprometer seriamente tu movimiento de caja.
Desgraciadamente, en el clima de negocios actual puedes terminar siendo la Bruja Mala por tratar de conseguir el dinero legítimamente ganado.

Es difícil imaginar que hubo un tiempo en el que un apretón de manos y la palabra empeñada eran todo lo que se necesitaba para cerrar un negocio. En los EE.UU, la Small Business Administration estima que el informe crediticio y las cobranzas crearán más trabajos entre 1994 y 2005 que cualquier otra industria pequeña, al menos en ese país.

Esa una gran noticia para los emprendedores que se encuentran trabajando en esa área, pero ¿qué pasa con el pequeño/a empresario/a que está esforzándose por manejar un inventario, empleados, y demandas del cliente? ¿Qué recurso tienes aparte de contratar a una agencia de cobranzas?

Antes de dar crédito

Los expertos están de acuerdo en que un poco de investigación antes de aceptar un nuevo cliente prevendrá muchas noches de desvelos. Idealmente, puedes pedir un adelanto sobre la factura -digamos un 50% al contratar y el saldo a los 30 días de la entrega. Ésta es la práctica común con los contratos, agencias publicitarias y consultores que deben incurrir en gastos para completar un trabajo. Si un nuevo cliente se echa atrás ante la idea, es un mal indicador... ¡Sigue con otro! No gastes tu tiempo y energía en clientes que están buscando un trabajo gratis.

Antes de dar crédito a cualquiera, pídele referencias comerciales, es un indicador claro que tu quieres decir negocios, no caridad. El con esto esto es que, a menos que estés tratando con una persona completamente inepta, nadie te va a dar, a sabiendas, malas referencias.

En cambio, se pro-activa y muestra interés por la compañía con la que quieres realizar negocios comerciales. Los Bancos hacen eso todos los días.

Yo cuestionaría las políticas de cualquier institución Financiera que entregara el dinero graciosamente para un empréstito comercial o hipoteca sin investigar la historia crediticia de un cliente en serio.
Como pequeña/o comerciante o profesional, TU tienes tanto que perder, si no más, si no te pagan una factura con la que estaba contando.

Por una pequeña suma, una empresa independiente te informará del historial crediticio de tu potencial cliente y te alertará de posible situaciones peligrosas. Hay varias empresas dedicadas a brindar información comercial, las más conocidas son: Veraz, Equifax, Trans Union Credit Info y Experian Credit Report.
Los informes son muy económicos y puedes pedirlos desde Internet. Anteriormente publicamos una nota para chequear rápidamente los antecedentes crediticios de un potencial cliente: Cómo verificar la solvencia de los cheques que recibes.

Alertas crediticias

Presta especial atención a las quiebras en el pasado, los pagos tardíos, y saldos pendiente de otros negocios. La gente pierde el pelo pero no las mañas… Muchos sencillamente se desplazan de negocio en negocio, dejando un tendal de deudas a su paso.

Una posibilidad es establecer una política crediticia clara y explicarla detenidamente a un potencial cliente, invertirás un poco de tiempo pero evitarás algunas situaciones desagradables.

También es importante mantener archivos contables claros (nombre del cliente, suma facturada e historial de pagos) con el propósito de facturar y cobrar. Haz una revisión mensual para ver tu estado de cobranzas. Si un cliente es habitualmente “muy flexible” con su cuenta, ¡ciérrela! Pasar por alto los pagos vencidos sólo les da la oportunidad de aprovecharse de tu indulgente esquema de cobros. ¿Recuerdas al personaje del Chavo? Se aprovechan de mi nobleza…

De vez en cuando un cliente poco escrupuloso pasará tu escrutinio. Antes de iniciar acciones legales, existen los siguientes pasos para rectificar la situación:

* Manda la factura nuevamente. Házlo de la forma más impersonal y profesional posible. El sello “SEGUNDA NOTIFICACIÓN” estampado en rojo en la parte superior, seguramente llamará su atención.
* No temas levantar el teléfono y llamar si la factura está vencida. Una llamada telefónica es diez veces más efectiva que mandar una carta. A veces las empresas pequeñas dudan en reclamar las facturas por temor a perder el cliente y posponen la situación durante meses. Grábate lo siguiente: Si una empresa está en problemas, pagará primero a los más insistentes (conocimiento adquirido con sangre...)
* No te disculpes por solicitar el pago o por preguntar si recibieron la factura, eso sólo abre la puerta a las excusas. Muchos emprendedores, sobretodo las mujeres, temen ofender a alguien. “Tal vez el cartero la extravió, o la pasó debajo de la puerta y el perro la comió o un tornado se la llevó...” Pero nada de eso te ayudará a pagar tus propios gastos...
* También tienes la posibilidad de contratar a un abogado o a una agencia de gestión de cobranzas por un % de lo efectivamente cobrado. Esta solución es válida si tu ya no deseas conservar el cliente. Pues cuando se involucran asuntos legales, las relaciones no quedan generalmente en buenos términos.
La gestión de cobros es a veces son una especie de juego del gato y el ratón. Aunque a nadie le gusta perder, a veces es mejor sacarse un mal cliente de encima y seguir adelante. Archívalo en tu cajón de la experiencia.

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